Funil de vendas enxuto: quantas etapas ter no CRM

Resposta rápida: um funil de vendas saudável tem de quatro a cinco etapas, e uma empresa raramente precisa de mais de três ou quatro funis (pré-vendas, vendas, pós-venda e nutrição). Etapa é marco de avanço; informação que você quer usar em relatório vira campo personalizado; ação vira tarefa. Produto e origem se marcam por campo ou tag, não com um funil novo.

Já peguei funil com dezenas de etapas. É impossível gerenciar isso.

Atendo empresas de setores bem diferentes e, no fim do dia, a conclusão é sempre a mesma: o processo comercial muda pouco, mesmo quando o produto muda. O que muda é quanto de bagunça foi acumulando dentro do CRM. Neste artigo eu mostro como eu enxugo um funil sem perder nenhuma informação.

O processo comercial é mais parecido do que você imagina

Quase toda venda passa pelos mesmos marcos:

Entrada do lead.
Qualificação ou diagnóstico: entender se faz sentido e o que a pessoa precisa.
Proposta.
Fechamento.
Ganho ou perdido.

Educação e qualificação, por exemplo, quase sempre são a mesma coisa. "Recusou sem retorno" não é etapa, é um motivo de perda. Quando você olha com esse filtro, metade das colunas do funil desaparece.

Etapa, campo ou tarefa?

Essa é a pergunta que resolve a maioria dos funis inchados. Eu separo assim:

Etapa é marco de avanço

Pense em cada coluna como um processo irreversível. O lead deu um passo para a próxima casinha, ele não volta. O fluxo tem uma direção só: a conversão, que pode ser positiva (venda ganha) ou negativa (perdida).

Se você está usando etapa para fazer filtro, o funil vai ficar bagunçado.

Campo é informação que você vai resgatar

Uma cliente chegou com dezenas de etapas. Entre elas: "abordagem 1", "abordagem 2", "abordagem 3", "abordagem 4". Reduzimos para poucas etapas e não perdemos dado nenhum: as abordagens viraram um campo dentro da negociação.

Outro exemplo: garantia. Garantia não precisa ser etapa, mas pode ser um campo personalizado, porque é uma informação interessante de resgatar depois em relatório. E se o relatório mostra muita garantia, você vai investigar o que está acontecendo na produção.

Tarefa é ação

"Enviar orçamento" é tarefa. Quando o lead entra numa etapa de análise, o CRM pode montar automaticamente uma cadência de tarefas que precisam acontecer. Eu não automatizo a ligação, mas automatizo a tarefa do tipo ligação.

Quantos funis ter

O que eu vejo funcionar melhor é trabalhar com no máximo três ou quatro funis:

Pré-vendas (ou SDR)
Vendas (ou closer)
Pós-venda
Nutrição (marketing)

Em empresa pequena, às vezes um ou dois bastam.

Por que não um funil por produto ou por campanha

Funil por produto parece organizado, mas você vai ter um relatório para cada produto e uma automação para cada funil. Com todos num só, é mais fácil gerenciar.

Funil por campanha é ótimo para quem cuida do tráfego e ruim para quem opera. Origem se marca por tag ou por UTM, de forma automática. Você filtra quando precisar.

E quando vale ter um funil separado? Quando o processo é diferente. Não quando o produto ou a origem são diferentes.

Quanto mais funil, mais coisa para administrar. E um time pequeno sobrecarregado não mantém o CRM atualizado. Sem CRM atualizado, todo o investimento em tráfego e automação perde o sentido.

O bônus: um funil de marketing em paralelo

Uma estrutura que eu uso é rodar, ao lado do funil comercial, um funil de marketing com três estágios: nutrição, qualificado e convertido, marcados por tag. Se o lead perdeu a venda ainda em nutrição, ele recebe conteúdo de nutrição. Se ele chegou a qualificado e declinou, recebe comunicação de qualificado. A comunicação continua certa mesmo depois do "não".

Passo a passo para enxugar o seu funil

Mapeie o processo antes de abrir o sistema. No primeiro encontro com um cliente, às vezes nem olhamos o CRM: desenhamos o processo e decidimos o que é etapa, o que é campo e o que é tarefa.
Liste todas as etapas atuais e marque cada uma como marco, informação ou ação.
Converta informação em campo. Prefira campos de seleção: evitam erro de digitação, que pode quebrar a automação.
Converta ação em tarefa e deixe a cadência de tarefas automática por etapa.
Escreva o objetivo de cada etapa. Depois do nome, é a primeira coisa que eu preencho: o que o lead precisa ter para ir para a próxima? Quais os motivos de perda nesta etapa?
Consolide funis por processo, não por produto, campanha ou origem.
Use tag ou UTM para origem, de preferência automáticas.
Só depois, automatize. A camada de automação é sempre a última: estrutura validada primeiro.

Cuidado com o excesso de campos

O equilíbrio vale para campos também. Muito campo obrigatório gera gargalo: o operador não consegue mover o card, o pipeline trava e deixa de refletir a realidade. Exija só o que é crucial e possível de coletar naquele momento, e preencha automaticamente tudo o que der.

Perguntas frequentes

Quantas etapas deve ter um funil de vendas?

Para pré-venda e venda, eu defendo quatro, no máximo cinco. No pós-venda pode haver um pouco mais, porque ali o funil funciona como cadência, mas nunca 20.

Devo criar um funil por produto?

Em geral, não. Use um campo ou tag de produto e mantenha o funil por processo. Fica mais fácil gerenciar, automatizar e ler os relatórios.

Como separar leads de tráfego pago e de outras origens?

Com tag ou campo de origem, alimentado automaticamente pelas UTMs. Não é preciso um funil por campanha.

Vou perder informação ao reduzir etapas?

Não, se você transformar o que era etapa em campo ou tarefa. A informação continua lá, e agora dá para filtrar e gerar relatório.

Quando faz sentido ter mais de um funil?

Quando o processo é diferente: pré-vendas, vendas, pós-venda e nutrição são processos distintos.

Quer ajuda para redesenhar o seu funil?

Se o seu CRM virou um mural de colunas, fale com a Aurora, nossa assistente: quero saber mais sobre eficiência comercial.

Funil enxuto: poucas etapas, o resto é campo e tarefa